KIF385:KIF-Orga

Der Raum ist gefüllt mit Hamburgern und Bremern, ex-Orgas und einem von Kaiserslautern, einem von Kiel. Sowie 3 aktuelle Orgas.
 * Beginn: Sa, 14:30
 * Protokoll: Marius

Zeitplan

 * Zuerst kommt jetzt Hamburg, dann Bremen

Ankündigung an der Fakultät/Fachbereich
Auch Leute, die man nicht sieht, aber die sich beschweren werden, müssen rechtzeitig informiert sein.
 * PR ist wichtig. An der Fakultät müssen alle früh von der KIF wissen.
 * Offen auf die Leute zugehen

Rückendeckung

 * Präsident, Dekan, Fachbereichsleiter auf die eigene Seite ziehen

Brainstorming und Ideensammlung

 * Twitter kann man benutzen

Zusagen schriftlich
Lasst Euch aussagen schriftlich geben

Versicherungen
Die Frage ist, wer der offizielle Veranstalter ist. Wer kommt dafür auf, wenn ein Auto kaputt geht.

Themen: Essen/Getränke, schlafen, Räume, Material, Versicherungen, Transport, Helfer/Schichtplan Geld,

Einkaufen

 * "Es ist immer zu wenig."
 * "Holt es, es wird nicht reichen."
 * Kauft, was auf dem Zettel steht.
 * Am ersten Tag muss man genug für die ersten zwei Tage haben.
 * Die Person, die einkaufen geht, darf nicht weniger kaufen, als auf dem Zettel steht.
 * Es gibt viele Zahlen die wir benutzen können, wieviel zu kaufen ist.
 * Schmeißt die Einkaufszettel nicht weg.
 * Schmeißt die Einkaufszettel nicht weg.
 * Welche Dinge über welche Stellen abrechnen? Dann auf unterschiedliche Rechnungen. Vorher planen!

Lagerung

 * [ ] Ein Verantwortlicher, der weiß, wo was liegt.
 * [ ] Sucht Euch jemanden, der die Getränke wieder zurücknimmt
 * [ ] Lieber zu Aldi gehen. Um den Faktor 2 billiger. Aber zwei-drei Tage vorher Bescheid sagen.
 * [ ] Gucken, ob es für große Produkte einen Werksverkauf gibt. Fabriken, die in der Nähe sind. Auch Brot etc.

Kochen

 * Haben wir Großküchenerfahrung? Lieber lassen, wenn ihr euch nicht sicher seid.

Ewiges Frühstück

 * In welchem Raum?
 * Laufplanung!
 * Frühstückswachen müssen immer da sein und z.B. den Salat auspacken und Nachschub holen.
 * Gang hinter den Tischen ist sehr wichtig zum putzen und nachlegen.

Kühlung

 * Kühlschrank + Kühlwagen (und eine Spüle) lassen sich über die Lieferanten organisieren. Die Getränkelieferanten haben unerwartet viel Ausrüstung.

Sponsoring

 * 9 Monate vorher.
 * Übersicht haben, welche Zusagen man hat.
 * Tickets anlegen, neu fragen "Ist es noch ok, dass wir das bekommen"-Anruf
 * Nicht verarschen lassen. Die versuchen, einen über den Tisch zu ziehen.
 * Viele Firmen können leicht mal mehrere tausend Euro abgeben.
 * Liste, für welchen Preis welche Leistung.
 * Klären, wie das abgerechnet werden kann. Spendenquittung? Rechnung? Quittungen?
 * Telefonieren lohnt sich, vorbeigehen ist besser.
 * Habt einen Haupt-Finanzier.
 * Behaltet die Quittungen. Viele Sponsoren nehmen _nur_ Originale.
 * Wir brauchen Bargeld. Viel. Besonders, wenn Sponsoren nur Quittungen annehmen.
 * Ab dem 2. Tag gibt es ja die Teilnehmerbeiträge. Aber auch das kann komplizierte Buchungen voraussetzen.
 * Möglichst viel über Rechnungen klären. Tshirts, Essen(?), Autos, Versicherungen...

BMBF

 * Dauert lange.
 * Leute mit Erfahrung sollten das machen.
 * Ende September kann man herausfinden, ob man gefördert wird.
 * Zweckbindung! ist super. Das BMBF fördert z.B. keine Stadtführung. Wenn wir Geld durch Sponsoring bekommen, vermindert sich die BMBF-Führung und wir haben nichts davon :(
 * Aber wenn Sponsoren zweckgebunden eine Stadtführung sponsert, gibt es das Problem nicht.
 * Bei Posten über 1000 Euro: 3 Angebote einzuholen.

Problem, dass nur 1 gleichartige Veranstaltung gefördert werden kann

 * Auf die Tagung im April gehen.
 * Erläutern, warum zwei Konferenzen.
 * Argumentieren, dass man weniger Geld angibt, als wahr ist, weil man ja zwei KIFs sponsort
 * Gleicher Ansprechpartner für 2 Konferenzen

Versicherung

 * Veranstaltungsversicherung kostet 150 Euro.
 * Ist notwendig.
 * Bei Autos: Möglichst niedrige Selbstbeteiligung. Da passiert schneller was, als man denkt.

Menge

 * Viele. Mehr.
 * Leute da haben, die
 * 3 Helfer-Leute reichen auf Nachts um 2 Uhr nicht (aktuelle Erfahrung).
 * Hier sind etwas über 40 Leute. Das ist sehr sehr knapp.
 * Es gibt immer einen OvD
 * Zusagen für Helfer

Ruheraum

 * Sehr wichtig. Schlaf!

Helferplenum

 * Mindestens einmal pro Tag
 * Besser: Zweimal täglich.

Hygienebelehrung

 * Sollte man mitgemacht haben.
 * Allergien! Wenn das Buffet enger zusammensteht, kann keiner mehr was essen.
 * Es gibt Kühlplatten, die man unter das Essen stellen kann.
 * Medikamente dabei haben.
 * Wer ist Ersthelfer

Bonus

 * Belohnung!
 * Gestaffelt nach Anzahl der Schichten!
 * Freikontingent KdV
 * Helfer-T-Shirt
 * Denkt an Leute, die helfen, aber sich auf der Liste gar nicht eintragen.

Kommunikation

 * OvD, Fahrer, Nachtwachen, Frühstück, 2 "Springer", alle müssen Mobiltelefone haben und am besten sollten diese dediziert dafür sein.
 * Im Fachschaftsbüro muss up-to-date sein, wer gerade wo ist (unterstützende Software?)
 * Handys im Orgabüro lassen beim Schichtwechsel.


 * Jede neue Schicht muss neu eingewiesen werden.
 * Vorher was erzählen
 * Vor Ort einweisen
 * Helferzettel sind hilfreich.
 * Nach dem Anfang kontrollieren.

Bescheid wissen

 * Für jeden Bereich (z.B. Ewiges Frühstück) immer *3* Leute, die den Plan haben und reagieren können.
 * Aber es reicht, wenn sie dazu bescheid wissen und andere Themen nicht können.

Schichtplan

 * Drucken, drucken, Wände tapezieren.
 * Sollte sich überlappen. Einer beginnt 15 Uhr, einer 16 Uhr...
 * 4 Stunden Schicht sind super. 6 sind auch ok.
 * Kürzer ist besser, weil flexibel. Dann können auch leute mit Wenig Zeit.

Gesundheit

 * Medikamente da haben.
 * Wer ist Ersthelfer? 16-Std-Kurs-Nachweis, davon müssen immer welche da sein.

Zusagen

 * Es ist besser, eine Option zuviel anbzusagen, als eine fehlende Option zu organisieren.

Seminarräume

 * Es gibt 20 Räume, statt nur einem großen Raum.
 * Unibetrieb nicht stören.
 * Die Räume können nicht genutzt werden, weil Leute darin schlafen.
 * Unis haben selten Duschen
 * Duschenwagen kostet: 1200 Euro für 10 Duschen.
 * Für das Geld kann man sich auch eine Turnhalle mit Duschen mieten (und noch gut Essen gehen).

Putzen und Sicherheit

 * Telefoniert vorher mit der Sicherheit und Putzen: Die müssen sich um nichts kümmern. Sonst fallen die Nachts über schlafende KIFfels.
 * Das Hausrecht übertragen lassen.
 * Zugang zum Lager geben lassen, um z.B. Handtücher selbst nachzufüllen. Einmal pro Tag (wenn das die Putzkräfte machen) reicht nicht.
 * Nachtwachen! In der Turnhalle, ...
 * Oft muss man eine Sicherheitskraft bezahlen.

Wo fragen

 * Überall! Forum, AStA, Sportverein, Schulen, Bauern, Alt-Fachschaftler, ...

Räume

 * Ausweichräume vorhalten
 * Sehr schwierig ist es, das ewige Frühstück für die gesamte Zeit dort haben zu können
 * Nach beisammenliegende Räume
 * Problem: Gebuchte Räume werden eigenmächtig umgebucht. Lösung: Buchen von hohen Tieren vornehmen lassen! Dann traut sich keiner.
 * Fahrstühle müssen rund-um-die-Uhr eingeschaltet sein.

AK-Zeugs

 * Ersatztoner, Ersatzdrucker
 * Pappe, Stifte, Whiteboard-Marker, ...
 * Backup-Technik. Boxen, Mikros
 * Batterien

Sonstiges

 * Redeleitung,
 * Protokollanten: 2 für das Eröffnungsplenum, 4 beim Abschlussplenum.
 * Bei Fragen: Alt-Orgas anschreiben
 * Das Ticket hier (Darmstadt) hat p.P. 4,50 EUR gekostet.
 * Mal im Tourismus-Büro fragen, ob die was organisieren können.